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C’est quoi se mettre en conformité juridique ? Se mettre en conformité juridique, ça veut dire respecter la loi et impliquer ce que la loi nous oblige de faire. Ce n’est pas une option quand on est entrepreneur.
Beaucoup d’entrepreneurs ignorent l’aspect juridique de leur business quand ils débutent, parce qu’ils considèrent qu’ils n’en ont pas besoin, que ça peut attendre plus tard, parce que leur entreprise est trop petite, qu’ils n’ont pas beaucoup de clients ou parce que les problèmes ça n’arrive qu’aux autres. Grossière erreur !
Premièrement, vous développez votre activité dans l’illégalité, et ça ne peut rien vous apporter de bon. Deuxièmement, vous prenez des risques au quotidien pour votre entreprise ! Un impayé ? Un client mécontent ? Un contrôle fiscal ? Un contrôle de la CNIL ? Un concurrent qui vous copie ? Un client ou un concurrent porte plainte ? Et bien, laissez-moi vous dire que vous êtes dans de beaux draps. Vous n’avez aucune protection et vous risquez de tout perdre.
Alors, prenons ensemble quelques minutes pour étudier le minimum syndical que vous devez mettre en place dans votre entreprise pour vous protéger et pour protéger votre business dans lequel vous vous investissez tant. Ok, c’est du droit, ce n’est pas marrant, mais il faut passer par là une bonne fois pour toute. Et par la suite, vous aurez tout le temps de développer votre activité dans la sérénité et la zen attitude.
Les conditions générales de vente (CGV) : c’est un document extrêmement important dans votre entreprise. Elles définissent le socle contractuel avec tous vos clients. C’est un document dans lequel vous fixez les règles, c’est-à-dire vos obligations, les obligations de votre client, les garanties, les limites de votre activité, etc.… Une grande partie des CGV étant imposée par le Code de commerce et le Code la consommation.
– Les CGV sont obligatoires lorsque l’offre de biens ou de services est adressée à des consommateurs.
– Les CGV sont facultatives entre professionnels, mais doivent obligatoirement pouvoir être communiquées sur simple demande.
Sachant que les mentions obligatoires ne sont pas les mêmes selon que l’on travaille avec des consommateurs ou des professionnels.
Il faut savoir que si vous refusez à un client professionnel de lui fournir des CGV parce que vous n’en avez pas, vous risquez d’engager votre responsabilité civile, ce qui peut conduire au paiement de dommages et intérêts.
Si en revanche, vous ne communiquez pas les CGV au consommateur, tel qu’imposé par le Code de la consommation, vous risquez de devoir payer une amende administrative dont le montant ne peut excéder 3 000 € pour une personne physique ou 15 000 € pour une personne morale.
Un devis, c’est un document récapitulatif des différents services ou produits que votre client vous a commandé, dont le prix unitaire ainsi que le montant total dû sont indiqués (entre autres). On le donne à son client avant de réaliser une prestation de services ou de lui vendre des produits. Il n’est pas toujours obligatoire, cela dépendant de la nature de l’activité et du montant de la prestation. Mais il peut devenir obligatoire à partir du moment où votre client le réclame. Même quand il est facultatif, il est fortement recommandé d’utiliser le devis en guise de contrat, pour officialiser votre vente et pour vous protéger.
Le devis contient plusieurs informations obligatoires comme la quantité et la nature du produit ou du service commandé, le délai de validité du devis, le délai de paiement après signature du devis, les conditions de livraison, la date de début des prestations… Tout un tas de mentions qui vous protègent et qui permettent d’instaurer des règles, vos propres règles de travail.
Mais le plus important, c’est que le devis est une offre de contrat et lorsque votre client le signe, il se transforme en contrat. Si votre devis comporte toutes les mentions obligatoires, c’est alors la meilleure arme pour vous protéger des problèmes qui pourraient surgir dans votre relation commerciale.
Par ailleurs, le devis doit également comporter un renvoi à vos conditions générales de vente. Et si votre devis est bien fait, en signant le devis, votre client accepte également vos conditions générales de vente. Et bam, deux en un, protection maximale garantie !
Petite précision, un devis bien rédigé (accompagné des CGV) est aussi protecteur qu’un contrat de prestation de service.
En cas d’oubli d’une mention obligatoire sur un devis, vous risquez une amende allant jusqu’à 1500 €. Cette amende peut être doublée en cas de récidive. Il est donc primordial de vous assurer que votre devis comporte toutes les mentions obligatoires nécessaires.
Si la nature de votre activité ou le montant de la prestation impose de réaliser un devis et que vous ne le faites pas, vous serez passible d’une amende pouvant aller jusqu’à 3 000 € pour une personne physique et 15 000 € pour une personne morale.
Et si vous commettez l’erreur de vendre sans contrat, vous risquez de sérieux problèmes pour obtenir le paiement de votre prestation. Le client pourra le remettre en question à tout moment.
Une facture, c’est un document qui détaille les conditions de délivrance d’un produit ou d’une prestation de services. Elle constitue une preuve de vente pour vous et une preuve d’achat pour le client. Elle doit être éditée en deux exemplaires et doit être, en principe, conservée pendant dix ans selon la réglementation commerciale.
Elle doit comporter un certain nombre de mentions obligatoires. Un décret d’octobre 2022 est même venue en rajouter de nouvelles !
Les factures doivent obligatoirement être délivrées à vos clients si vous vendez à des professionnels. Si vous réalisez des prestations pour des particuliers, vous devez également leur fournir soit une note d’achat soit une facture simplifiée.
Délivrer une facture est également un bon moyen d’éviter les impayés. En effet, quand elle est adressée à des professionnels, elle doit contenir une clause qui fait courir des intérêts si le client ne paie pas dans les temps ainsi qu’une indemnité supplémentaire pour chaque facture impayée. Ce qui peut vous aider à inciter au paiement les personnes qui seraient un peu longues à la détente pour vous payer. De même, c’est grâce à la facture que vous pourrez mandater une entreprise pour recouvrer les impayés. Pour toutes ces raisons, vous comprenez l’importance d’avoir une facture qui comporte toutes les mentions obligatoires.
Cerise sur le gâteau, la facture est obligatoire, ce qui veut dire que si vous décidez de ne pas respecter la loi et de ne pas émettre de facture ou même si vous y mettez toute la meilleure volonté du monde et que votre facture est incomplète ou inexacte, vous risquez : une amende pouvant aller jusqu’à 75 000 euros pour un entrepreneur (375 000 € pour une société) et une amende de 15 € par mention manquant ou inexacte sur chaque facture. Sans parler du fait que vous aurez du mal à prouver l’achat de votre client en cas de difficultés.
Si vous entreprenez sur le web, le site internet est l’outil le plus important de votre business, il faut donc en prendre grand soin ! Pour mettre en conformité votre site internet, il faut mettre à disposition des utilisateurs sur votre site : vos conditions générales de vente, les mentions légales (en quelque sorte la carte d’identité de votre site) et une politique de confidentialité ou également appelé charte de vie privée (il s’agit d’une obligation d’information imposée par le RGPD pour respecter la confidentialité et la vie privée des utilisateurs).
Ces trois documents sont essentiels et vous ne pouvez pas vendre sur votre site sans eux. La CNIL, qui est l’autorité française contrôlant la conformité des sites internet à la loi et au RGPD, contrôle régulièrement les sites internet.
Ces documents permettent non seulement de vendre légalement (ce qui n’est pas des moindres), mais également de rassurer vos clients, de leur donner confiance en votre entreprise et de faire preuve de professionnalisme. C’est à la fois un atout marketing et un atout juridique.
Et si vous n’avez pas ces documents sur votre site ? Vous risquez une amende pouvant aller jusqu’à 75.000 euros, multipliés par cinq pour les personnes morales et une peine pouvant aller jusqu’à 1 an d’emprisonnement, rien que ça.
La responsabilité civile professionnelle est facultative pour certaines professions, mais il est vivement recommandé d’en avoir une pour protéger votre activité !
Son but est de protéger votre entreprise dans le cas où elle pourrait causer des dommages à des tiers (fournisseurs, clients, prospects, …). Les risques encourus diffèrent selon la profession exercée, vous prenez plus de risques si vous donnez des conseils que si vous vendez des illustrations en ligne, c’est évident. C’est à vous d’analyser et de décider si votre activité nécessite une telle assurance.
À côté de cela, il existe également l’assurance protection juridique qui vise à protéger vos intérêts lorsque vous avez subi ou causé un dommage. Par exemple, cette assurance vous aidera pour payer les frais de procès, y compris les honoraires d’avocats, si un client lance un contentieux contre vous, ou si un client professionnel engage votre responsabilité, car vous ne lui aviez pas donné de CGV. Cette assurance peut également être très intéressante, mais elle dépend là aussi de votre activité.
Si vous souhaitez vous mettre en conformité juridique parce que vous êtes convaincus que c’est la meilleure chose à faire pour entreprendre sérieusement, que le droit c’est trop génial (youhou) ou alors que vous voulez juste éviter les sanctions… ; vous trouverez sur notre boutique des modèles d’actes pour vous mettre en conformité facilement et entreprendre en toute sérénité. Vous n’avez qu’à choisir votre modèle, vous laissez guider par nos notices d’utilisations et remplir les trous ! C’est aussi simple que ça !
Nous espérons que cet article vous aidera, n’hésitez pas à nous laissez un petit commentaire si le coeur vous en dit
Bonne continuation,
L’équipe LEGAL JUMP
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