LEGAL JUMP

En tant qu’entrepreneur du web, la numérisation et la digitalisation des documents administratifs ou juridiques deviennent des sujets centraux pour son entreprise.

En effet, il devient de plus en plus rare d’imprimer des documents en format papier, de les signer manuellement et de les envoyer par courrier postal. Aujourd’hui, nous créons des documents en ligne (facture, devis, contrats…) et les envoyons directement par mail pour obtenir une signature.

Mais attention, toutes les signatures ne se valent pas ! Imprimer le document, le signer, le numériser et l’envoyer par mail ? Dans le monde numérique, c’est comme si vous n’aviez aucune signature ! Et un contrat non signé = un contrat qui ne sert à rien.

Si vous souhaitez être réellement protégé(e) grâce à ces e-documents, il faut connaître les règles concernant leur dématérialisation et la signature électronique.

▶️ C’est parti !

 

Qu’est-ce que la signature électronique ?

Dans le langage courant, quand on parle de signature électronique (les vraies), on fait surtout référence aux signatures électroniques avancée et qualifiée (voir ci-dessous).

La signature électronique est un mécanisme permettant de garantir l’intégrité d’un document électronique et d’en authentifier l’auteur.

La signature électronique est régie par des règles juridiques précises. Un entrepreneur qui continuerait à utiliser les mêmes codes que la signature papier sur ses documents électroniques, ferait prendre des risques à son entreprise. Regardons cela dans le détail.

La signature électronique permet de prouver que votre cocontractant (client, partenaire…) accepte votre e-document (devis, contrat…).

Une signature manuscrite qui serait collée sur un e-document ne permet pas vraiment de rapporter la preuve de l’identité du signataire. N’importe qui pourrait prendre une image d’une signature et l’apposer sur un document, n’est-ce pas ?

L’intérêt d’une signature électronique est qu’elle engendre une procédure d’authentification de la personne signataire. Ainsi, l’identité du signataire est plus précise et donc plus difficile à remettre en cause.

L’Union européenne (notamment via le règlement eIDas) a mis en place une échelle de 3 différents niveaux de signature électronique.

 

Niveau 1 – La signature électronique standard (appelée aussi la signature électronique manuscrite)

Ce type de signature ne garantit pas l’identité du signataire, ni l’intégrité des données du document signé.

Par exemple, c’est le cas lorsqu’on insère une signature sous forme d’image dans un PDF ou Word, ou lorsqu’on scanne une signature que vous apposez ensuite sur un document pour l’envoyer par mail.

 

Niveau 2 – La signature électronique avancée 

Ce mode de signature est celui qui est le plus utilisé par les entreprises. Il permet d’établir clairement l’identité du signataire grâce à différents procédés de vérification d’identité (notamment clé privée envoyée par sms). Ce mode de signature nécessite l’utilisation d’un logiciel de signature en ligne capable de générer un certificat de signature électronique répondant aux exigences de la norme eIDas.

 

Niveau 3 – La signature électronique qualifiée (appelée aussi la signature numérique)

C’est le mode de signature le plus exigeant en la matière, elle dispose d’une technologie qui chiffre la signature et garantit que la personne qui signe est bien celle qu’elle prétend être. Ce niveau de signature oblige à suivre des procédures supplémentaires de vérification d’identité.

 

Quelle signature électronique utiliser ?

Selon l’article 1366 du Code Civil, seule la signature numérique (de niveau 3) est aussi protectrice qu’une signature manuscrite sur un document papier.

Si vous envoyez un document, votre choix entre une signature électronique ou numérique peut se baser sur l’importance de votre document et la probabilité de contestations juridiques.

En cas de problème, plus votre signature aura un niveau de fiabilité fort, plus il sera difficile de contester la validité du contrat signé et les engagements qu’il contient.

Attention donc à ne pas sous-estimer le niveau de légalité de signature électronique pour vos e-documents les plus importants !

 

Quels outils utiliser pour signer numériquement ?

Si vous souhaitez protéger votre entreprise et rendre vos e-documents incontestables, voici une sélection d’outils de signature électronique qui vous permettront d’atteindre un haut niveau de protection.

Il existe des logiciels européens qui permettent également de garantir la confidentialité des données personnelles présentes dans les e-documents (coucou le RGPD) :

Lex Persona, un logiciel français qui vous permettra de signer électroniquement vos e-documents de manière gratuite. D’autres logiciels existent comme LiveConsent, ou encore Docusign. Chacun de ces outils vous permettra d’accéder au niveau de signature électronique souhaité (niveau 1, 2 ou 3).

Si vous être le pro des automatisations dans votre business, le logiciel français Yousign ou l’alternative autrichienne Eversign permet de s’intégrer à de nombreuses applications externes (Dropbox, Google Drive…) et de connecter le logiciel de signature électronique avec Zapier.

Enfin, si vous avez déjà la suite Adobe, Acrobat Sign propose également plusieurs types de signatures électroniques. Mais les données personnelles collectées étant transférées aux US, sa conformité au RGPD est moins évidente.

Si vous souhaitez protéger au mieux votre entreprise sur le plan juridique, il est donc essentiel de faire appel à des services externes de signature électronique.

Le mot de la fin : attention à ne pas adopter les mauvais comportements et à ne pas faire courir des risques inutiles à votre entreprise ! 😉

À bientôt !

 

Justine de chez Legal Jump

Nous aidons les entrepreneurs du web à vendre en ligne en toute sécurité et dans le respect de la loi. Si vous avez des questions juridiques pour protéger votre entreprise ou mettre en conformité votre site internet, n’hésitez pas consulter notre e-shop juridique ou à nous contacter.

 

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